Coraz większa liczba wspólnot mieszkaniowych, w celu zwiększenia bezpieczeństwa, inwestuje w monitorowanie zarządzanych przez siebie obiektów oraz terenów. Warto jednak zdawać sobie sprawę, że podobnie jak każdy podmiot, również tego typu organizacje podlegają przepisom o ochronie danych osobowych. Na co zwracać uwagę w kontekście RODO, instalując oraz wykorzystując monitoring na osiedlu mieszkalnym?
Monitoring wizyjny a ochrona danych osobowych
Zarówno profesjonalna agencja ochrony, jak i monitoring, to rozwiązania, które znacznie podnoszą poziom bezpieczeństwa na osiedlu mieszkaniowym. Nic więc dziwnego, że wspólnoty coraz chętniej sięgają po tego rodzaju usługi, chcąc chronić mieszkańców przed rozmaitymi zagrożeniami. Należy jednak zdawać sobie sprawę z faktu, że wizerunek drugiej osoby – podobnie jak jej imię, nazwisko czy numer PESEL – zalicza się do zbioru danych osobowych, a więc indywidualnych cech, które umożliwiają identyfikację konkretnej osoby. Monitoring wiąże się więc z przetwarzaniem danych osobowych, co z punktu widzenia przepisów RODO nakłada na wspólnotę mieszkaniową określone obowiązki.
RODO a odpowiedzialność wspólnoty mieszkaniowej
Do przetwarzania danych dochodzi nie tylko podczas nagrywania, ale także udostępniania, utrwalania, przechowywania czy kasowania obrazu z kamer. W związku z tym zarządca wspólnoty zobowiązany jest do zawarcia umowy powierzenia danych osobowych i wyznaczenia administratora ochrony danych osobowych. W razie braku zawarcia takiej umowy, odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych spada bezpośrednio na organ zarządzający.
Rozmieszczenie kamer na terenie zarządzanym przez wspólnotę mieszkaniową
Zarówno osiedlowy monitoring, jak i firmy ochroniarskie we Wrocławiu, Warszawie czy dowolnym innym mieście, służą przede wszystkim zapewnieniu bezpieczeństwa na danym obszarze. Z tego względu należy zadbać, by kamery na osiedlu rozmieszczone były w odpowiedni sposób. Miejscami, które wolno nagrywać, są m.in.: bramy, klatki schodowe, place zabaw czy ciągi komunikacyjne, ale już z pewnością nie balkony czy okna mieszkań.
Równie istotne jest to, by nie ukrywać miejsca instalacji kamer. Osoby poruszające się po monitorowanym terenie powinny mieć świadomość obserwacji. Służą temu m.in. specjalne tablice ostrzegające o tym, że dany obszar jest objęty działaniem monitoringu. Należy je montować w pobliżu kamer, tak, by osoby objęte ich oddziaływaniem mogły bez większego trudu zlokalizować miejsce, w którym znajduje się urządzenie rejestrujące.
Bezpieczne utrwalanie danych osobowych
W kontekście wymogów RODO dla wspólnot mieszkaniowych należy również zwrócić uwagę na obowiązek zapewnienia ścisłej kontroli nad utrwalanymi danymi osobowymi. Konieczne jest wyznaczenie osób, które mają dostęp do pomieszczenia, gdzie znajduje się centrala monitoringu oraz określenie, kto i w jakich okolicznościach upoważniony jest do przeglądania nagrań, ich zapisywania, udostępniania czy usuwania. Wspólnota mieszkaniowa zobowiązana jest również do prowadzenia ewidencji wniosków o udostępnienie nagrań z monitoringu oraz odpowiedniego zabezpieczenia pomieszczenia, w którym utrwalane i przechowywane są filmy z kamer.
