Wynajem sali konferencyjnej nie jest przesadnie skomplikowaną operacją. Zanim jednak się za nią weźmiemy, musimy odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań. W tym tekście postaramy się podpowiedzieć, na co zwrócić uwagę i jakiego wyboru dokonać, by nie żałować.
Po pierwsze: lokalizacja
Zacznijmy od tego, gdzie ma odbywać się konferencja bądź inne organizowane przez nas wydarzenie. Dobrze, jeśli lokalizacja sali będzie z nim ściśle powiązana. Jeżeli znaleziona przez nas sala znajdzie się w miejscu odległym, a w dodatku z utrudnionym dojazdem, nieprzyjemne sytuacje mamy zagwarantowane. Dokładnie przyjrzyjmy się nie tylko adresowi, ale też połączeniom komunikacji miejskiej. Warto upewnić się jak wygląda najbliższa okolica. Jeśli choćby część uczestników postanowi przybyć własnymi samochodami, czy będą mieli gdzie zaparkować? Czy odległość do bazy noclegowej jest akceptowalna? Bywają sytuacje, gdy Google Street View wystarczy, ale nie zawsze tak jest. Zwykle warto osobiście udać się w wybrane miejsce. No bo co jeśli deklarowana „bliskość przystanków” bądź „200 metrów od stacji kolejowej” nie będą miały zbyt wiele wspólnego z rzeczywistością?
Po drugie: dobra sala, czyli jaka?
Na to pytanie musimy już odpowiedzieć sobie sami. Pomoże nam ustalenie faktycznych zapotrzebowań:
– Ile osób weźmie udział w spotkaniu?
Dokładnej liczby osób raczej nie poznamy na kilka miesięcy przed wydarzeniem. Wiemy jednak, ile wysyłamy zaproszeń, a to już jakaś wskazówka.
– Czego dotyczyć będzie spotkanie?
Klasyczna konferencja? Spotkanie dotyczące ubezpieczeń komunikacyjnych? Wielonarodowościowy zjazd z wymaganiem pomieszczeń dla tłumaczy symultanicznych? W każdym z tych przypadków wymagania co do sali będą inne. Specjalistyczne wydarzenia wiążą się zwykle z wykorzystaniem większej liczby urządzeń. Czy wytypowane przez nas pomieszczenie pomieści ewentualne zaplecze techniczne? W teorii o takie elementy jak rzutnik, laptop, nagłośnienie i mikrofony możemy być spokojni, bo większość sal je zapewnia, ale lepiej upewnijmy się, czy ta wybrana przez nas nie jest wyjątkiem.
Po trzecie: pieniądze
Pamiętajmy, że opcja najtańsza może nie być najlepsza. Jeśli znamy już cenę, zestawmy ją z lokalizacją, oferowanym standardem, wyposażeniem i opcją skorzystania z usług dodatkowych. Z reguły to właśnie za wyposażenie i niestandardowe wymagania zapłacimy najwięcej. Miejmy na względzie, że niektórzy najemcy proponują niekiedy cały pakiet, na który składa się nie tylko pomieszczenie, ale również obsługa, usługi tłumaczy, hostessy itp. Zdecydowanie się na zestaw tego typu zwykle wiążą się z istotnymi zniżkami, co pozytywnie wpłynie na ostateczny koszt zorganizowania konferencji.
Dlaczego Hotel Arkon Park?
Dobry hotel Gdańsk, konferencja – to brzmi jak spotkanie w jednej z naszych czterech sal konferencyjnych! Oferujemy powierzchnie od 23 do 176 metrów kwadratowych. Być może znajdziecie też inne sale konferencyjne w Gdańsku, ale czy na pewno spełnią one Wasze wymagania?
