Dlaczego Księga Przychodów i Rozchodów jest ważna?

Jedną z form rozliczania się z Urzędem Skarbowym jest Księga Przychodów i Rozchodów. Taką metodę ewidencji księgowej wybierają właściciele małych firm i niewielkich przedsiębiorstw. Księga pozwala na rejestrowanie przychodów oraz wydatków, co upraszcza obliczenie należnego podatku.

Księga Przychodów i Rozchodów, dlaczego jest wybierana przez podatników prowadzących działalność?

Jest to najłatwiejszy sposób rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Ta prosta forma rejestrowania wpływów i kosztów pozwala na obliczenie głównej podstawy opodatkowania. Księga Przychodów i Rozchodów jest uproszczoną formą księgowości, która może być prowadzona tylko przez niektórych podatników, wskazanych przez przepisy (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Normy mówią o obowiązku prowadzenia księgi przez:

• osoby fizyczne, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie są opodatkowane ryczałtem,
• spółki jawne,
• spółki cywilne,
• spółki partnerskie.

KPiR należy prowadzić, jeśli przychód netto tych podatników ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczył równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. Księga Przychodów i Rozchodów stosowana jest do ewidencjonowania operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Podatnik musi ujmować w niej:

• wszystkie przychody,
• zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z zakupami,
• wydatki, czyli m.in wynagrodzenia oraz wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności.

Tradycyjna i elektroniczna Księga Przychodów i Rozchodów

Taka forma ewidencjonowania operacji finansowych musi być założona 1 stycznia roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona w formie tradycyjnej lub elektronicznej. Trzeba jednak spełnić następujące warunki, aby używać programu komputerowego do ewidencjonowania:

• należy przedstawić instrukcję obsługi programu,
• program musi pozwalać na bezzwłoczny wgląd w treść oraz wydruk w porządku chronologicznym,
• dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający zniszczenie lub zmienienie wbrew ustalonym zasadom postępowania.

Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

To najprostsze narzędzie służące do rozliczania z Urzędem Skarbowym musi być w odpowiedni sposób prowadzone. „Zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów” (§ 11. 1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Zasady wpisywania poszczególnych przychodów, zakupów i wydatków są szczegółowo opisane w przepisach prawa (we wzorze załączonym do rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR). Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona przez przedsiębiorcę lub biuro rachunkowe. Powinna znajdować się w siedzibie firmy lub w miejscu prowadzonej działalności (jeżeli nie jest prowadzona przez biuro rachunkowe). Należy ją przechowywać przez 5 lat.